Korjaa nämä neljä perustyönkulkua ennen tekoälyn hankkimista
Ohita chatbot-hype ja hanki nopeita voittoja automatisoimalla ensin laskutus, siirrot tiimien välillä, asiakasvastaanotto ja raportointi.
Yrittäjille kerrotaan päivittäin, että he ovat jäämässä jälkeen, jos heillä ei ole "tekoälystrategiaa". Heitä pommitetaan tarjouksilla räätälöidyistä suurista kielimalleista, generatiivisista tekoälyavustajista ja autonomisista agenteista.
Suurin osa näistä yrityksistä ei tarvitse tekoälyä vielä. Ne tarvitsevat perusjärjestystä. Kehittyneen tekoälykerroksen lisääminen rikkinäisten, manuaalisten prosessien päälle on kuin laittaisi tehomoottorin autoon, jossa ei ole pyöriä. Se on kallista, turhauttavaa ja lopulta hyödytöntä.
Ennen kuin käytät rahaa suuriin kielimalleihin, kannattaa tarkastella niitä epäglamoureja, toistuvia tehtäviä, jotka hiljalleen kuluttavat tiimisi aikaa joka ikinen päivä. Näiden neljän perustyönkulun korjaaminen tuottaa välitöntä, mitattavaa sijoitetun pääoman tuottoa ilman generatiivisen tekoälyn arvaamattomuutta.
1. Asiakas- ja liidivastaanotto
Miten uudet asiakkaat tai liidit tulevat yritykseesi? Monissa keskisuurissa yrityksissä prosessi on yllättävän manuaalinen. Potentiaalinen asiakas täyttää verkkosivun lomakkeen, joka lähettää sähköpostin yleiseen postilaatikkoon. Jonkun on luettava se sähköposti, kopioitava tiedot CRM-järjestelmään ja hälytettävä myyjä manuaalisesti.
Tämä on jo ratkaistu ongelma. Nykyaikaiset integraatioalustat (iPaaS) voivat yhdistää verkkosivujesi lomakkeet suoraan CRM-järjestelmääsi, rikastaa tiedot julkisilla yritystiedoilla ja ohjata liidin oikealle edustajalle ennalta asetettujen sääntöjen perusteella. Kenenkään ei tarvitse kopioida ja liittää mitään käsin.
2. Sisäiset siirrot ja ilmoitukset
Kun kauppa on tehty, mitä tapahtuu seuraavaksi? Jos myyntitiimisi joutuu lähettämään operaatiotiimille sähköpostin "Suljimme asiakkaan X, ole hyvä ja perusta tili", sinulla on vuoto työnkulussa.
Yksinkertainen automaatio voi laueta hetkellä, jolloin kauppa merkitään CRM-järjestelmässä "voitetuksi". Se voi automaattisesti luoda projektikansion pilvitallennukseesi, perustaa uuden Slack- tai Teams-kanavan projektille, luoda sopimusluonnoksen ja määrittää alkutehtäviä toimitustiimillesi. Tämä varmistaa yhdenmukaisuuden ja estää yksityiskohtien katoamisen matkan varrella.
3. Laskutus ja kuittien täsmäytys
Kassavirran hallinta on tarpeeksi vaikeaa ilman manuaalisia hallinnollisia viiveitä. Jos tiimisi vielä siirtää tietoja käsin projektinhallintatyökalustasi kirjanpito-ohjelmistoon laskujen luomiseksi, tuhlaat laskutettavia tunteja.
Kun yhdistät ajanseuranta- tai projektinhallintatyökalusi suoraan kirjanpitoalustaasi (kuten NetSuite, Procountor tai Fennoa), laskut luodaan automaattisesti, kun välitavoitteet saavutetaan. Vastaavasti saapuvat kuitit voidaan luokitella automaattisesti ja täsmäyttää pankkitapahtumiin, mikä pitää kirjanpitosi siistinä minimaalisella päivittäisellä vaivalla.
4. Raportointi ja tiedon yhdistäminen
Yrittäjien on usein vaikea saada selkeää kuvaa toiminnastaan, koska heidän tietonsa elävät siiloissa. Jos viikko- tai kuukausiraportointisi tarkoittaa, että esihenkilö käyttää puoli päivää CSV-tiedostojen viemiseen kolmesta eri järjestelmästä yhdistääkseen ne Exceliin, kyseessä on prosessivika.
Sen sijaan, että odottaisit monimutkaisen tekoälytyökalun "analysoivan liiketoimintaasi", rakenna yksinkertainen dataputki. Yhdistä keskeiset mittarisi CRM:stä, kirjanpito-ohjelmistosta ja markkinointityökaluista yhteen automatisoituun kojelautaan (kuten Power BI tai Looker Studio). Yksi totuuden lähde, joka päivittyy reaaliajassa, antaa sinun tehdä päätöksiä faktojen, ei arvausten pohjalta.
Terhon näkemys
Terholla ohjaamme yrityksiä kohti korkeimman tuoton investointeja. Moni asiakas tulee luoksemme pyytäen räätälöityjä tekoälychatbotteja, mutta konepellin alle katsottuamme huomaamme, että heidän suurin pullonkaulansa on se, etteivät heidän järjestelmänsä keskustele keskenään.
Totuus on, että perinteinen, sääntöpohjainen automaatio on 100-prosenttisen ennustettavaa, erittäin turvallista ja suhteellisen edullista rakentaa. Tekoäly, vaikka voimakas, tuo mukanaan virhemarginaalin ja vaatii jatkuvaa ylläpitoa "hallusinaatioiden" tai ajautumisen estämiseksi.
Neuvomme on yksinkertainen: automatisoi ensin deterministiset tehtävät. Siivoa tietosi, integroi ydinohjelmistosi ja vapauta tiimisi toistuvasta manuaalisesta työstä. Kun liiketoimintasi toimii siistillä, yhdistetyllä digitaalisella perustalla, olet paljon vahvemmassa asemassa ottamaan tekoälyn käyttöön siellä, missä se todella tuo lisäarvoa.
Jos et tiedä, mistä aloittaa, katso tiimisi päivittäisiä turhautumisia. Prosessit, joista he valittavat eniten, ovat yleensä niitä, jotka on helpoin korjata.